認可保育園で必要な就労証明書とは？基礎知識や提出時期・回数をご紹介

認可保育園に申し込む際、働く保護者の勤務実態を示す『就労証明書』は、入園の可否を左右する最重要書類とも言えます。事前に提出のタイミングや取得手順を理解し、余裕を持って準備しておくと、入園の申込みを確実に進めることができるでしょう。

この記事では、認可保育園の申込みで必要となる就労証明書について、提出を忘れたときの救済策や年度更新のコツ、企業担当者へ円滑に依頼するポイントまで、わかりやすく解説します。早めに行動し、安心して保活に臨みましょう。

「就労証明書」は働くママが認可保育園に子を通わせる時に欠かせない書類

保活の第一歩は必要書類を揃えることですが、中でも就労証明書は勤務状況を示す“切り札”。提出が遅れると選考点数が下がりかねません。

スムーズな発行には会社の総務担当への早期連絡が必須です。必要項目をしっかり確認し、コピーを保管すれば年度更新もラクに行えます。ここからは、就労証明書のあれこれをひも解いていきます。

就労証明書とは

就労証明書は、保護者が一定時間働いている事実を自治体に示す公式書類です。会社勤めなら総務、自営業なら本人が記入・押印します。就労証明書の提出によって、保育園選考では「フルタイム勤務」を明確に裏付けられるため、入園優先度が上がります。

年度途中で働き方が変わらなければ再提出が不要になる自治体もあり、書類準備の負担が減るのもうれしいところです。さらに、証明書が整っていれば育休復職後のスケジュール調整もスムーズになり、保護者と会社の双方にメリットが広がります。

就労証明書の提出時期・回数

就労証明書の提出が求められる機会は、大きく二回あります。まずは入園申し込みと一緒に出す「初回提出」です。秋頃の締め切りに向け、最低でもひと月前には会社へ依頼しておくと安心です。

次は在園中の「年度更新」。毎春、勤務条件に変化があった家庭だけが提出を求められるので、フルタイムなど内容が変わらなければ再提出が不要となる自治体もあります。

就労証明書のコピーをとっておけば書き損じや紛失を防げ、手続きもグッとラクになります。とはいえ、転職や時短勤務への変更があった場合は、年度途中でも再提出が必要です。会社の総務や上司とは「いつまでに欲しい」とカレンダーを共有し、お互いの負担を減らしましょう。

早めに動けば慌てずに済み、保活のストレスもぐっと減りますよ。

2024年4月入所分より就労証明書のダウンロードが可能に

2024年4月入所分から、厚生労働省が全国統一の就労証明書様式を公式サイトで公開し、誰でもPDFをダウンロードできるようになりました。自治体窓口へ取りに行く手間がなく、固定就労・変則就労の欄もあり、会社の総務にメールでURLを共有すればそのまま入力・印刷が可能です。

電子入力も可能なため手書きで起こりうるミスも減り、提出期限ぎりぎりでも最短当日に書類を揃えられるようになりました。

就労証明書の取得から認可保育園提出までの流れ

就労証明書は、取得・記入・提出のたった三段階で完結します。手順を先読みして動けば「書類が間に合わない！」と焦ることなく、保活スケジュール全体にゆとりが生まれます。

ここでは、そのステップを詳しくお伝えしていきます。

各自治体や通っている保育園から就労証明書を取得する

まずは住んでいる自治体の公式サイトを確認し、最新版の様式をダウンロードします。窓口でも受け取れますが、Webなら24時間入手できて便利です。通園中の保育園に用紙が置いてあるケースもあるので、登園時に先生へ声をかけてみるのもいいでしょう。

フォーマットは毎年微調整されるため、前年分のコピー使い回しは避け、必ず今年度版を用意しましょう。

勤務先に就労証明書の記入を依頼する

用紙を入手したら、総務や人事担当者に「記入締め切り」を伝えて早めに依頼します。勤務形態や就労時間、雇用期間を書き込み、社印が押されて初めて有効になるので、在宅勤務や時短勤務など特殊な働き方は備考欄に明記してもらうと選考での減点を防げます。

メールでPDFを送れば入力もスムーズです。記入後は内容に漏れがないか、必ずその場で確認しましょう。

自治体の窓口に提出・郵送する

完成した原本は、原則提出後に返却されないため、先にコピーを取って自己保管します。窓口へ直接持参する場合は受付印をもらい、控えを写真に残すと安心です。

郵送なら締め切りの一週間前には発送し、到着確認できる簡易書留がベターです。不備連絡用に日中つながる電話番号を同封メモに書いておくと、修正が必要になった際も対応が早まります。

認可保育園で必要な就労証明書に関する世間の声

就労証明書について「間に合わない」「総務が忙しい」などの声は、SNSでも多数見かけます。先輩ママ・パパの実体験をのぞいて、保活準備のヒントにしてみてください。

• 認可保育園の入園申込に必要となる「就労証明書」、会社に証明してもらう必要があるため会社に申請したところ、2週間後にようやく郵送で到着。自治体が設定する申込期間はたった1ヶ月なので、もたもたしていたら危なかったです
  （https://x.com/hako_buta/status/1576976481674067971）
• やっと就労証明書が届いたから認可保育園の申し込み完了だー！オンライン申請、保育園まで申込書を提出しに行かなくていいのが助かる…さー、あとは結果を待つのみ。企業型が決まるといいんだけどなぁ。
  （https://x.com/pchan_twin/status/1723945449672130590）
• 認可保育園の申込書類提出したら自分の就労証明書に不備があって再提出になった＿|￣|○年明け10日に間に合わないと書類不備で点数大幅ダウンになるんだよー頼むよ総務‼とは言え確かに書式が分かりにくいよな〜一応解説はあるけどもっと細かい記入例が欲しい…
  （https://x.com/ryou_feng/status/945508048700764160）

就労証明書の提出が間に合わない時の対処法について

提出期限を過ぎそうになったときはどうすればいいでしょうか。まずは、焦らず自治体や勤務先に事情を伝え、提出猶予や代替資料の有無を確認することが挽回への第一歩です。

就労証明書を提出せず放置すると退園の恐れがある

保育園の継続利用において、就労証明書を求められる場合は、うっかり期限を過ぎてしまうと「働いている証明がない」とみなされ、最悪の場合は園を続けて利用できなくなることもあります。

このようなことにならないよう、事前の準備・確認を怠らないようにしましょう。

まずは自治体に相談する

認可保育園の入園申し込みについて、提出までに書類が揃わない、期日が厳しいと感じたときは、ただちに電話で事情を説明し「仮受付」や「提出期限の延長」が可能か確認しましょう。

正しい指示を仰ぐことで、的確に対処できるようになります。

勤めている人は自分で就労証明書を書いてはいけない

雇用証明の自己記入は、公文書偽造と同義になり得ます。必ず所属企業の責任者に記入・押印を依頼してください。

自営業者であっても税務署の開業届の控えや確定申告書類を添付し、客観的な営業時間・収入を証明することが望まれます。

綾瀬市の小規模認可保育園なら「ぽとふ」

今回は、認可保育園の入園申し込みや継続利用時に必要となる就労証明書について、基礎知識や記入の方法、提出期限、間に合わなかった際の対処法などについて解説しました。

入園申込みに際しては、希望する園のある自治体の要項をよく読み、必要箇所にもれなく記入してもらうことを心がけましょう。また、提出期限は確実に守ることが入園への近道です。担当部署と連携を密に取ったり、自由業の方は添付書類を確実に付けたりするなど、事前準備を丁寧に行ってください。

0〜2歳専門・定員19名の小規模認可保育園「ぽとふ」は、神奈川県海老名市や大和市、厚木市に施設を構えています。一人ひとりの成長に合わせた手厚い保育を行い、木のぬくもりあふれるあたたかな施設も特長です。

見学やお問い合わせは、ぜひ公式サイトからどうぞ。アットホームな雰囲気の当園へ、ぜひお越しください。